學術會議在科研界是一個很重要的社交場合，再加上這也是張輔第一次作為會議的主辦方負責人，所以課題組對於這次會議的重視程度非常高。
張慧根據張輔提供的參會信息，一一聯係專家，挨個確定他們抵達金城的時間與航班號。
會議議程為三天，第一天是報道，報道地點在希爾頓酒店大廳。第二天和第三天都是報告，作報告的專家一共有24位，張慧一一進行核對後，有4名專家選擇自行前往酒店，另外20名專家需要在機場接機，航班時間集中在上午和下午。
好在由於經常出野外需要用車，張老師跟租車行有著比較密切的聯係。最後定下了租兩輛考斯特中巴在機場等候，四十分鐘發一趟。
由於李榮被安排的活是在酒店大廳進行報道登記，所以在會議開始前基本上沒有很多事情，所以就看哪裡需要幫忙就上前幫忙。
跟著張慧把租車的事情敲定下來後，李榮感歎道，
“這花銷可真大呀。咱們兩輛車租一天就得3000塊。”
“沒事，他們報名費更高呢，我之前看了一下，每個人注冊費一千四呢，學生都要一千二，除了專家，有兩百多的人注冊呢。”張慧說道。
“嘖嘖，開會還是花錢啊。”李榮感歎了一句。
“那必然，要不然你平時哪有機會遇上這麼多大牛啊，我之前看參會信息，邀請的院士就有兩位呢，傑青長江啥的更是一堆。”張慧說道。
“不是青年論壇嘛，叫這麼多大佬來乾嘛?”李榮一下子沒轉過彎來，因為在後世青年論壇通常都是三十歲左右的青年學者們交流。
“傑青不就是青年嘛，院士啥的是過來鎮場子的。”張慧倒是門兒清。
“好吧。”李榮明白了。
……
隨後李榮跟著肖冰到食堂進行餐點預訂。沒錯，食堂是承接會議用餐的，而且是自助餐。
路上，肖冰神神秘秘的跟李榮說道，
“師弟，你知道老師讓我們定的餐標是多少價格嘛?”
“多少錢?”
“中午一百一位，晚上八十一位，第一天按照250人準備，第二天按照150人準備。”肖冰說完，便等著看李榮震驚的表情。
“這麼貴嘛，食堂怎麼能做到一頓一個人吃一百塊錢的。”李榮前世也是參加過會議的，但是並沒有主辦過會議，所以被這個價格震驚到了。
“反正又不是自己的錢，所以食堂會開價比較高一些，這個餐費是包括在會議注冊費裡麵呢。”肖冰說道。
“這我知道，會議費是可以報銷的，所以花的實際上是國家的錢對吧。”這一點李榮很清楚，因為國家是規定了餐飲報銷標準的，一頓一個人一百塊錢很明顯超出了報銷範疇，但是作為會議注冊費支出便合理了很多。
到了食堂，簡單說明來意之後，餐廳經理便擬訂好了協議，包括用餐標準，菜係，價格，人數等，並且答應在會議間隙免費提供茶歇。
最後走的時候，餐廳經理將一遝餐票交給了他們，
“到時候進來用餐請出示餐票，我們最後會根據餐票來進行核實就餐人數，多補少不退。”
兩人答應了下來便帶著餐票離開了。