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第12章 蘇婉入職行政,細致打理顯身手(1 / 1)

秋意漸濃的傍晚,辰星科技辦公室的燈總是最後一個熄滅。林辰坐在電腦前,一邊對著施工圖紙標注設備安裝位置,一邊還要回複管委會發來的項目進度問詢,桌上的咖啡已經涼透,手邊的盒飯隻動了幾口。窗外的夜色越來越深,他揉了揉發酸的肩膀,想起蘇婉早上出門時叮囑“記得按時吃飯”,心裡泛起一陣愧疚。

自從高新區智慧園區項目開工,林辰就像上了發條的陀螺——每天早上七點準時到工地,盯著施工隊搭建支架、調試設備,中午和工人一起蹲在工地吃盒飯,下午要對接供應商送建材,晚上回公司還要整理技術資料、核對成本報表,經常忙到深夜才能回家。蘇婉看在眼裡,疼在心裡:每天晚上都會把飯菜熱好放在保溫箱裡,等他回來時還帶著溫度;他伏案工作時,她會悄悄泡一杯熱枸杞茶放在手邊,幫他捏捏僵硬的肩膀;看到他因為行政報表雜亂而皺眉,她更是默默記在心裡,琢磨著怎麼能幫他分擔。

蘇婉學的是人力資源專業,當時為了支持林辰創業,暫時在一家小型貿易公司做實習hr——工作不算繁重,每天就是整理員工檔案、辦理入職手續,但薪資不高,也沒什麼發展空間,離她心裡的職業規劃相去甚遠。更重要的是,看著林辰每天連軸轉,既要管項目又要操心公司雜事,她總覺得自己該做些什麼。

這天晚上,蘇婉洗完碗後,沒有像往常一樣去看書,而是坐在林辰身邊的沙發上,看著他對著電腦屏幕上混亂的行政台賬歎氣——表格裡的辦公用品申領記錄東一筆西一筆,有的隻寫了“領筆”,沒寫數量和領用人;員工考勤更是用手寫登記,字跡潦草,還漏了好幾天的記錄。蘇婉猶豫了一會兒,輕輕碰了碰林辰的胳膊,聲音溫柔卻堅定:“阿辰,我想辭掉現在的實習工作,來公司幫你打理行政和人事。”

林辰猛地轉過頭,愣了幾秒才反應過來:“你的實習工作馬上就要轉正了,雖然工資不高,但勝在穩定,而且不用操心。行政工作特彆瑣碎,要管考勤、訂辦公用品、整理檔案,還要對接員工的需求,比如請假、報銷,你會不會覺得累?”他不是不想讓蘇婉來幫忙,隻是心疼她,不想讓她跟著自己吃苦。

蘇婉卻笑著搖了搖頭,順勢靠在他的肩膀上,手指輕輕點了點電腦屏幕:“我不怕累,隻要能幫到你就好。你看現在公司的行政多亂——辦公用品隨便領,上次我來送東西,看到小陳桌上堆了十幾支筆,老周卻說找不到文件夾;員工檔案就用一個大夾子裝著,找個人的資料要翻半天;考勤靠手寫,萬一以後有糾紛都沒憑證。我學的就是人力資源,做這些正好對口,還能幫你盯著公司的支出,避免浪費,讓你能專心搞項目和技術。”

林辰看著蘇婉認真的眼神,她的眼睛裡沒有絲毫猶豫,隻有想和他並肩作戰的堅定。他心裡又暖又酸,握住她的手,輕聲說:“好,那你就來公司。行政和人事都交給你,我放心。”

第二天一早,蘇婉就去原公司辦理了離職手續。她沒有急著搬進辰星科技的辦公室,而是先花了一整天時間“摸底”:她把公司所有的辦公用品都清點了一遍,發現光是中性筆就多買了50支,打印紙因為沒人管理,浪費了整整兩箱;她翻出員工檔案,發現張昊的入職資料裡少了學曆證明,老周的緊急聯係人電話還是去年的;她還統計了一周的考勤記錄,發現有三天漏記了小陳的出勤,因為他早上提前去工地,忘了在手寫表上簽字。

摸清情況後,蘇婉立刻拿出了行動方案。她先是設計了《辦公用品申領登記表》,上麵詳細列出了“申領人、部門、物品名稱、數量、用途、領取日期”等欄目,要求員工按實際需求申請,每月底她會根據申領記錄統計用量,避免盲目采購;接著,她去文具店買了十幾個彩色檔案袋,給每個員工單獨建立檔案,裡麵不僅放了入職資料、勞動合同,還附上了“員工信息卡”,標注了姓名、崗位、擅長領域、緊急聯係人電話和生日,最後把檔案按部門分類,放進帶鎖的文件櫃裡,還貼了標簽方便查找;考慮到員工經常去工地,手寫考勤不方便,她又在手機上找了個免費的線上考勤係統,生成專屬打卡碼貼在辦公室門口,員工到崗後掃碼打卡,數據自動同步到後台,她每天早上花五分鐘就能導出考勤報表,清晰又準確。

蘇婉的動作又快又細致,不到一周時間,辰星科技的行政工作就徹底變了樣:之前堆在桌上的辦公用品,現在整齊地擺放在貼了標簽的儲物櫃裡,“中性筆”“文件夾”“打印紙”一目了然;員工找檔案再也不用翻半天,報上名字就能快速找到;考勤再也沒有漏記的情況,連經常跑工地的小陳都說:“現在掃碼打卡太方便了,再也不用記著回公司簽字了。”

趙偉每次進辦公室,都忍不住對著整齊的文件櫃感慨:“林辰,你真是撿到寶了!蘇婉把公司管得比我家還整齊,連茶水間的杯子都按顏色擺好了,喝完的杯子還會提醒我們洗乾淨放回原位。以前我找個合同要翻半天,現在蘇婉一分鐘就能拿給我,咱們現在隻管專心搞項目、做技術,再也不用操心這些雜事,太省心了!”

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老周更是受益良多——他之前的技術圖紙和設備說明書堆在抽屜裡,找的時候經常弄亂,蘇婉看到後,特意給他買了幾個大號文件盒,按“智慧園區項目”“設備參數”“調試記錄”分類整理,還在盒子上貼了醒目的標簽。有一次管委會要查看設備參數,老周不用再翻箱倒櫃,從文件盒裡抽出資料就走,回來後笑著對林辰說:“蘇婉這姑娘心細,幫我整理的資料比我自己弄的還清楚,省了我不少事!”

林辰每次看到蘇婉忙碌的身影——要麼在核對辦公用品申領記錄,要麼在整理檔案,要麼在和員工溝通考勤問題,心裡都滿是溫暖。每天下班,蘇婉都會等他一起回家,路上還會跟他聊公司的行政情況:“今天張昊申領了兩本筆記本,說是要做市場調研記錄;老周的檔案裡缺了一份技術資質證書,我已經提醒他下周帶來了;這個月辦公用品比上個月省了200多塊,以後咱們還能再優化采購。”有時候,她還會給他提些成本控製的建議,比如“打印紙可以買雙麵打印的,能省一半用量”“茶水間的桶裝水可以換個性價比高的品牌,每月能省50塊”。

林辰牽著蘇婉的手,走在傍晚的街道上,看著路邊的路燈一盞盞亮起,心裡格外踏實。他知道,有蘇婉在,他不僅有了一個溫暖的家,更有了一個穩固的“後方”——她把公司的行政打理得井井有條,讓他能毫無顧慮地往前衝,去攻克項目上的一個又一個難題。這一世,有她並肩作戰,再難的路,他也有信心走下去。

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